小学校の通知表はパソコンで所見作成!働き方改革のしかた教えます⁉

投書のように通知表の手書きは大きな教育効果があったと思います。しかし、温かみはほかの形でも思いを伝えることはできるはずです。

教師の多忙な勤務状況はなかなか改善されませんね。

業務の電子化が導入されて、教師の仕事もスピード化しましたね。それでも時代が変わってもやるべき仕事は減りませんし、従来のやり方で仕事をしている学校は多いですね。

教師の仕事はどれも大事なものばかりですが、軽重をつけないと仕事の質まで落ちてしまいます。

大事にするべきことは、教師本来の仕事である授業づくりや学級経営に時間を確保することです。書類作成など事務的な仕事が多くて、多忙な日々が延々と続いています。

この記事では、通知表作成にかける時間を少なくし、教師の仕事の負担を軽減するために通知表をパソコンの力を借りて仕上げる方法を教えます。

すでに、多くの先生方が実践されていることですが、エクセルとラベルシールで一番大変な所見作成を行います。

最短3時間で作成することも可能です!

そろそろパソコンで通知表作成を考えている先生! 本当に楽になりますよ。

教師本来の仕事を優先しましょう

通知表作成は時間も心も費やします⁉

通知表は、子どもたちが学習したり活動したりしたことについての成果を教師が評価し、それを家庭に知らせるためにあります。

この通知表は、ほとんどの学校が3段階の評価を取り入れています。

◎〇△です。

△は頑張ろうという意味合いがありますが、はっきり言って、いわゆる「不可」のイメージは拭えません。どんなに説明しても、もらいたくない評価です。

いっぽう、〇と◎の2つでしか良い評価ができないので、微妙なのです。

△でも完全な△もあれば、△に限りなく近い〇もあるのです。

だから、そのあたりを文章で説明するということも大いにありますので、所見の書き方は非常に神経を使うことも多いです。

また、通知表は、単なる成績表ではなく、教育的な意味合いを持っていますので、学校生活での様子を説明することが必要となってきます。

この文章化が通知表作成に多くの時間を要することになっています。

通知表は手書きにこだわることはない

パソコンが教師の仕事を効率化してくれました。しかし、事務処理が早くなった分、余計な仕事が増えたのも事実です。

通知表もエクセルやワードで簡単に作れます。通知表のソフトなどはいくらでもあります。

しかし、活字ばかりで味気ないとか、温かみがなくなったという教師や親の声もあります。まあ、ベテラン教師には、手書きのほうが早いという人も実際にいますが。

親御さんの中には、手書きは心がこもっていて、ワープロは手抜きなんてとらえている人もいます。

そんなわけですから、通知表をすべてパソコンで作成することは、事務処理的な感じになるから「悪」ととらえている人も実際にいますね。

教育界では、かなり最近まで手書きは信用性があるが、ワープロはコピー的で認められないという場面が多くありました。

そんな古い?体質が教師をどんどん多忙にしてきたと言えるのではないかと思っています。

仕事の仕方を割り切って、何を重視して、何を捨てるかということが大事でしょう。

手書きにこだわるのならば、学級通信などで普段から手書きのよさをもって、親に温かみを伝えていくこともできます。

全ての場面で全力投球しなくても、いい教育はできるのではないかと思います。

通知表作成を効率化して、時間を有効に使う

年中、忙しい教師の業務ですが、成績を処理することや通知表を作成することは、本当に時間がかかる大事な仕事です。

ですから、結局、遅くまで残業したり、家で徹夜同然のようにしたりして、仕上げる教師は少なくありませんね。

でも、バランスよく仕事をこなしていくには、仕事の効率化や合理化が必要です。

こうした書類作成に時間をかけるのではなく、授業準備にかかわる時間を増やすことや子どもとかかわる時間を大事にすることは、十分にわかっていても、余計な仕事がどうしても多くなってしまいます。

それが今の学校です。ですから、仕事に軽重をつけることが必要であると同時に、簡単に済ませることができることにあえて時間をかけないことも必要です。

成績処理がコンピューターソフトで簡単迅速に処理できます。また、通知表ソフトもたくさんあります。これら助けを借りない手はないでしょう。

通知表の所見を書くことは気を遣います。限られたスペースに適格な言葉で学習や生活の様子を書くことは簡単ではありません。下書きして、何度も推敲して、丁寧にペンで記入します。

こんなふうに通知表を作成している教師はけっこういます。

それが家庭や子どもへの誠意というふうにとらえている教師もいます。

でも、仕事を効率化することは手抜きではありません。

所見欄をエクセルで書こう

通知表の所見は小さなスペースですが、そこには学習面・行動面において教科の評価では伝えられない具体的な姿を書きます。

限られた小さな範囲に、多くのことを書くのはたいへんですから、精選して書きます。しかも、端的に的確な言葉で書く必要があります。

この文章作成に時間がかかります。

そこで、おすすめする効率化が、エクセルなどの表計算ソフトで作成する方法です。

やり方はいたって簡単です。

これは結論から言いますと、所見をラベルシートに印刷して、貼り付けるということです。

これが実際のエクセルでの所見です。こんなにたくさん書けます。とにかく、詳しくたくさん書けるので、どんどん思いつくままに書いていけます。

そのために、エクセルで所見欄のサイズを調整した枠をつくり、そこの枠内にどんどん所見を書くという作業です。

所見欄の縦横のサイズはモニターの画面上では実際の長さと一致しないので、サンプルを何度か印刷して、サイズ合わせをします。少しぐらい枠からはみ出ても気にしないこと。きれいにシールが貼られていればいいのです。

枠ができたら、その枠が誰の枠になるのか、必ず、欄外に名前を入れること。

これで枠の準備ができました。

入力です。下書きは要りません。どんどん書きましょう。修正は後でもいいです。

字のサイズも変えることができますし、行間も調整できます。

この方法で、私は、35人程度の所見は、最短3時間で仕上げました。

この方法のよさは、とにかくたくさん書けることです。どんなふうに書くかとか、言葉を選ぶとかの煩雑さが減り、あれもこれも書けます。

手書きで書いていたときは、4行程度だったものが、8行以上になります。

何でも書けるので、かえって時間がかかりません。

出来上がった所見をエクセルのままラベルシートに印刷します。

枠に沿って、ハサミやカッターで切ります。私は、小型の裁断機を使ってました。

シールをはがして、通知表の欄に貼り付けるだけ。

作業時間は30分ぐらいでしょうか。

印刷はラベルシートで

所見欄の印刷は、エーワンなどのラベルシートを使います。

このような一枚シートのラベルです。百均などのものは紙質が良くないのでお勧めしません。 きれいにはシールがはがせるものを購入しないように気をつけましょう。

ラベルの規格は当然、オリジナルな通知表の枠には合わないので、A4サイズ一枚のラベルシートを買ってください。

注意点は、はがすときに剥がすための切込みがあるシートを買いましょう。

ほとんどのラベルシートが裏紙を剥がすための切込みが一本は必ず入っていますが、2本あるものですと、さらに使い勝手がいいです。(下図参照)

シートは安価なものですと、粘着力が弱いので、お金をケチらずにいいものを購入するようにしましょう。百均のものは避けたほうがいいかもしれません。

枠に沿って、ハサミやカッターできれいに切る必要がありますが、30人程度の数をこなすことなど、大したことではありません。単純作業です。すぐに終わります。

私は、この所見欄の他にも、外国語活動、総合的な学習の時間についても、1行程度ですが、活動の様子をすべてこの方法でシールにして、貼り付けました。

3種類のシールになるので、大変に感じるかもしれませんが、シート数にしたら

所見が3枚程度、その他が全部で2枚ですから、合わせて、A4シート5枚程度です。

慣れてしまえば、どうってことない仕事量です。

清書して何日もかけて作成したことを思えば、仕事量は半分以下です。

家庭とは常に連絡を取り合う

教師が子どもや家庭との信頼関係を築くには、家庭とのつながり方は大事な部分になります。

それを様々な形で実行しているのですが、通知表を手書きにして温かみとか、誠意とかを伝える手立てにしなくてもいいのではないでしょうか。

学級通信であったり、日々の連絡であったり、何かに頼るのではなくて、日々の少しずつの行動で信頼関係は築いていかれるはずです。

電話連絡に限って言えば、とかくよくないことを伝えることが多いのが、学校からの電話ですが、時々は、その日の良い姿や頑張っていたことを伝えてあげることが大事だと思います。

親御さんは、現場の様子を知らないのですから、こうした情報で安心感も得られると思いますね。実際、私もそんな電話をしたことが何度もありましたが、よくないことかと思ったら、そんなことまで知らせてくれて有難いですと話されたことがありました。

電話だけなく、時代はメールが主流です。許される範囲でメールでもお伝えできるならば、双方の時間を気にすることなく、伝えることができますね。

通知表は形ではなく、内容で伝えましょう。

ワープロでも一人一人書いているのですからね。

通知表作成はちょっとずつコツコツがベスト

パソコンで所見作成は時間短縮できます。だからと言って、一気呵成にやると、誤字や脱字が出て修正がかえって面倒になります。

仕事は一気にやるものではなくて、ちょっとずつコツコツが基本ですね。

一日3人ずつで10日で30人仕上げるペースだと、一日の仕事量も少なく、いつの間にかできているという感じですね。

とにかく、手書きの手間がないのですから、パソコンで入力した時点で所見作成はほぼ終わったことになります。

私が急いでやったときは3時間で30人終わりましたから、一人につき、6分で書き上げています。いろいろと考えながらでも、10分くらいはかかるのですから、コツコツと取り組んだほうが楽です。

まとめ 効率化したぶんは他に手間をかけよう

通知表の所見を効率よくパソコンで作成することについてお伝えしました。

教師の多忙はなかなか解消される方向に向かっていないように思います。

働き方改革ははっきり言って、自分から行動しないことには解消しないように思います。

一人一人の行動が物事を変えていくのではないかと思いますね。

特に、通知表が負担で仕方がないという先生は、工夫をすべきです。

私はこの通知表をすべてパソコンで作成し始めたころには、その逆に、お便りは手書きで毎週書いていました。B4判の大きさのお便りでしたが、手書きのお便りだと読みやすいと、割と好評でしたね。

子どもの生活記録についても、毎日全員に返事を書いて返してました。一日中、休む暇などないことは一切苦になりませんでした。

それが教師の仕事現場でしたから。

でも、現在はもっともっと多忙で教師の仕事の質が落ちてしまうことが心配です。

大事なことは、授業や子どもや親へのかかわりです。こういう、日々の取り組みを大事にするために、効率化できることはどんどん効率化して、便利さを利用するべきだと思いますね。

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